Demande de données pour la recherche

Nous invitons les demandeurs à communiquer avec l’équipe de divulgation des données dès le début du processus d’autorisation de la recherche, dans la mesure du possible. En communiquant dès le début avec l’équipe, les demandeurs peuvent mieux comprendre la disponibilité des données et leurs limites, les délais prévus et les coûts estimatifs associés à la demande de données.

Remarque : Même après l’examen initial par l’équipe de divulgation des données, la trousse de demande n’est pas considérée complète si tous les documents nécessaires ne sont pas présentés.

Déroulement du processus

Généralement, une demande de données de recherches concerne un certain nombre d’équipes de l’organisme : 

Après la présentation de la trousse de demande complète, l’équipe de divulgation des données évalue la faisabilité de la demande pour s’assurer que nous disposons des données nécessaires et est en mesure de répondre à la demande.

1. L’équipe de divulgation des données travaille ensuite avec le demandeur pour élaborer un plan de création pour un ensemble de données et estimer le coût de la demande. La demande est ensuite passée en revue par le groupe de travail sur la divulgation des données, qui se compose de spécialistes de la recherche, du respect de la vie privée et du domaine visé par les données.
2. Le groupe de travail recommande l’autorisation de la demande par le sous-comité sur la divulgation des données. Si la demande est autorisée, le demandeur reçoit un exemplaire de l’entente sur la divulgation des données de recherche. Après la signature de l’estimation des coûts fournie au préalable, nos analystes des données peuvent commencer le travail. Cela peut comprendre la création d’une cohorte pour une étude, l’extraction des données requises, l’association de bases de données multiples et diverses étapes pour l’assurance de la qualité. 

Un certain dialogue avec l’équipe de recherche peut être nécessaire. Après l’extraction des données et le contrôle de la qualité, ainsi qu’après l’exécution de l’entente sur la divulgation des données de recherche et le paiement des frais administratifs, les données sont divulguées de façon sécurisée.

Durée du processus

La période écoulée entre la demande et la divulgation des données dépend de plusieurs facteurs, notamment de la mesure dans laquelle la trousse est complète et la complexité de la demande. Le temps estimatif pour la réponse sera indiqué dans le plan de création des ensembles de données après l’autorisation de la demande. 

La complexité d’une demande dépend de plusieurs facteurs : 

• nombre de sources de données nécessaires
• type de données requises (certains ensembles de données sont plus complexes que d’autres)
• ampleur de la cohorte à l’étude
• production de la cohorte par un analyste de Santé Ontario (Action Cancer Ontario) ou une autre personne
• type d’étapes nécessaires pour l’assurance de la qualité 

Les demandes de données simples sont plus rapides à remplir que celles des données complexes. Dans tous les cas, l’équipe de divulgation des données tiendra pleinement informé le demandeur de la durée de traitement du processus. Si le demandeur fournit la cohorte, la durée de traitement dépendra du moment de réception de celle-ci. 

Veuillez noter que l’équipe de divulgation des données travaille maintenant avec moins de ressources qu’auparavant. Autrement dit, le processus d’examen, d’approbation et de traitement de la demande peut prendre plus de temps.

Pour remplir la trousse de demande, les documents suivants sont nécessaires : 

• Un protocole de recherche
• Une lettre d'autorisation de la part d'un Conseil de déontologie des recherches (CDR). Le CDR doit respecter les conditions de l'a.44 (2) de la Loi de 2004 sur la protection des renseignements personnels sur la santé (LPRPS) et l'a.16 du Règlement de l'Ontario 329/04 (voir les QFF sur les demandes de données pour en savoir davantage à propos de la LPRPS et du CDR).
• Une copie du formulaire de demande auprès du CDR comportant les demandes pertinentes de modification. 
• Une preuve de l'autorisation du financement nécessaire pour acquitter les frais associés à la demande de données 
• Le nom de l'organisme commanditaire ou les détails de la subvention
• Les composantes du plan de création de l'ensemble de données (le cas échant)

À compter du 4 janvier 2021, des frais administratifs de 3 000 $ ou des frais de modification de 1 500 $, ainsi que des frais d’analyse de 75 $ par heure sont appliqués à toutes les demandes de données de recherche. Pour obtenir de plus amples renseignements sur les critères d’application à votre demande, consultez les Questions fréquemment posées sur les demandes de données.

• Les frais d’administration représentent le temps et les efforts nécessaires pour l’admission de la demande, la réalisation d’une évaluation de faisabilité et la présentation de la demande de données au Sous-comité sur la divulgation des données. Les frais administratifs sont facturés une fois l’approbation obtenue. Le paiement est requis avant que l’extraction de données puisse commencer.
• Une modification est une demande de mettre à jour, actualiser ou ajouter des données à une demande existante que nous avons reçue et examinée après le 1^er septembre 2015. Dans ces cas, les frais de modification (1 500 $) couvrent le temps et les efforts nécessaires pour réaliser une évaluation de la faisabilité initiale, achever un plan de création d’un ensemble de données et faire progresser les demandes modifiées de données de recherche aux étapes suivantes du processus d’approbation. S’il y a lieu, les frais administratifs sont remplacés par les frais de modification. Ces frais doivent être payés avant que l’extraction des données ne commence.
• Les frais d’analyse représentent l’exécution du plan de création d’ensembles de données, ce qui peut comprendre la détermination d’une cohorte pour l’étude, l’extraction des données requises, la liaison entre des bases de données multiples et l’assurance de la qualité.

Une deuxième facture pour les heures d’analyse sera envoyée avec la divulgation finale des données. Les données ne seront pas divulguées avant le paiement des frais administratifs ou des frais de modification. Lorsqu’une demande de données complexe implique un plan de création d’ensemble de données en plusieurs étapes, la divulgation et la facturation peuvent être décomposées en étapes. Le chercheur principal et Santé Ontario (Action Cancer Ontario) conviendront par avance d’un calendrier par étapes.

Estimation du coût des demandes de données

Sur demande, l’équipe de divulgation des données peut collaborer avec les chercheurs pour la présentation de leur demande de subventions en fournissant une estimation du coût des données de recherche avant la présentation de la trousse de demande. L’exactitude de l’estimation dépend de l’ampleur des détails fournis par le demandeur à propos des données qui seront demandées. L’estimation est fondée sur la complexité de la demande de données (ampleur de la cohorte, nombre de bases de données à relier, nombre d’éléments de données, etc.) 

L’équipe de divulgation des données présentera une estimation des coûts avant la révision de la demande par le Sous-comité sur la divulgation des données. Pour les demandes complexes, il se peut que l’estimation des coûts ne soit pas fournie avant que le Sous-comité n’approuve la demande. Dans tous les cas, le demandeur doit approuver l’estimation des coûts avant de remplir la demande. Veuillez noter que le fait d’avoir une estimation des coûts ne garantit pas l’approbation par le Sous-comité.

Méthode préférée pour le transfert des données 

Aux fins de la divulgation des données, notre méthode de choix est le transfert de fichiers administrés (TFA). Le TFA est utilisé pour permettre le transfert sécurisé de données externes par le biais d'un réseau. Les utilisateurs peuvent envoyer ou recevoir des fichiers à l'aide d'une demande de clientèle ou d'une interface web. Pendant l'étape de l'acceptation de la demande de données, l'équipe de divulgation des données remet aux demandeurs un formulaire permettant d'ouvrir un compte TFA. Après l'ouverture du compte, les demandeurs reçoivent des instructions sur la façon d'accéder aux fichiers de données.

Lignes directrices sur la conservation des données

Les dossiers comportant des renseignements personnels sur la santé (RPS) divulgués par Santé Ontario (Action Cancer Ontario) à des fins de recherche ne doivent pas être conservés plus longtemps que la période établie dans le protocole de recherche autorisé. Les chercheurs doivent retourner ou détruire toutes les données fournies par Santé Ontario (Action Cancer Ontario) dans les 60 jours de la date indiquée dans le Formulaire de demande de données de recherche.  

Règles sur la destruction des données

Les données divulguées par Santé Ontario (Action Cancer Ontario) aux fins de recherche ne doivent pas être conservées au-delà du délai établi dans le protocole de recherche approuvé. Les chercheurs doivent détruire toutes les données fournies par Santé Ontario (Action Cancer Ontario) dans les 60 jours suivant la date indiquée sur le Formulaire de demande de données de recherche.

Les chercheurs nous transmettent un Certificat de destruction des données indiquant la date, l’heure et l’endroit de la destruction sécurisée, la méthode de destruction sécurisée employée ainsi que les détails des éléments détruits. Le Certificat de destruction des données doit porter la signature des personnes qui ont détruit les renseignements de façon sécurisée. Un Certificat de destruction des données provenant d’un tiers fournisseur de services est acceptable s’il comporte tous les renseignements nécessaires susmentionnés. Un exemplaire du Certificat de destruction des données peut être demandé par courriel à OH-CCO_Datarequest@ontariohealth.ca.

Formulaire de demande de données de recherche  (en anglais)

Modèle de formulaire de demande de données de recherche rempli  (en anglais)